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Bei der LQ Group war man sich der Nützlichkeit und Wichtigkeit eines ERP-Systems schon im Gründungsjahr 1999 bewusst und nutzt seit einem Vierteljahrhundert konsequent und erfolgreich dessen Vorteile. Obwohl ausgereift und beim Austausch mit Kunden bewährt, bringen neue Anforderungen und Herausforderungen die weitere Entwicklung des ERP-Systems mit sich.
ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning-Systeme) sind heutzutage ein unverzichtbares Rückgrat für Unternehmen in der Automatisierungsbranche. Im Jahr 1999, im Gründungsjahr der LQ Group, sah das noch ganz anders aus. Zu dieser Zeit wurden Daten, wie Materialstammdaten, Produktionsdaten, Daten der Finanzbuchhaltung etc., vielerorts noch zeitaufwendig und mitunter fehlerbehaftet per Hand in Excel-Listen eingetragen. Nicht so bei LQ. Die Verantwortlichen haben schon damals Weitsicht bewiesen und vom Start weg ein ERP-System eingesetzt.
ERP-System bietet viele Vorteile
Ein ERP-System ist bekanntlich eine Standardsoftware, um Unternehmensprozesse IT-gestützt abwickeln zu können. Der Schwerpunkt liegt klassischerweise auf betriebswirtschaftlichen Prozessen. So war es auch in den Anfangsjahren bei LQ der Fall. Seit vielen Jahren werden aber auch schon Produktions-, Vertriebs- und HR-Prozesse unterstützt. Hinzu kommen Business-Intelligence-Komponenten fürs Reporting und Auswertungen.
Das ERP-System von LQ unterstützt nicht nur standardisierte Unternehmensprozesse, es bietet auch den weiteren Vorteil, dass alle relevanten Unternehmensdaten in einer Datenbank vorhanden sind, auf die alle Prozesse in Echtzeit zugreifen. Hiermit wird das Prinzip der „Single Source of Data” umgesetzt, und Inkonsistenzen durch redundante Daten werden vermieden. Alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von LQ haben dadurch in Echtzeit die gleiche Sicht auf Daten und laufende Prozesse wie etwa Bestellungen. Zusätzlich kann die Firma gegenüber dem Wirtschaftsprüfer die Korrektheit von Prozessen wesentlich leichter nachweisen. Die Themen Datensicherheit, Zugriffsschutz und Ausfallsicherheit werden durch ein solches zentrales System ebenfalls erleichtert.
Start mit betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen
LQ setzt von Anbeginn an auf die modulbasierte ERP-Software Avista, die es ermöglicht, Standard- und Individual-Software zu verbinden. Gestartet wurde vor einem Vierteljahrhundert mit den betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen Rechnungswesen, Controlling, Auftragsbearbeitung und Materialwirtschaft. Der Funktionsumfang des ERP-Systems wurde im Laufe der Jahre kontinuierlich optimiert und erweitert. Zusätzlich kam noch die weitere Unterstützung der Produktion in mehreren Stufen durch das eigenständige und selbst entwickelte Produktionsplanungssystem LQ PP hinzu. LQ PP ist mit dem ERP-System über standardisierte Schnittstellen gekoppelt und dadurch in die Unternehmensprozesse eingebunden. Zuletzt wurde das Avista-System durch ein Planungsmodul für Kundenplanungen erweitert.
Ein Kernelement des ERP-Systems von LQ ist die durchgängige Unterstützung der Auftragsbearbeitung für Kunden. Die Auftragsbearbeitung ist vom Auftrag über Fertigungsaufträge, Versand und Rechnungsstellung komplett im ERP-System implementiert. Alle beteiligten Abteilungen haben dadurch alle notwendigen Informationen im Blick und kennen den aktuellen Auftragsstatus. Die Bestellungen und die Kundenplanungen sind die Grundlage für automatische Dispositionsläufe, die den Disponenten Bestellvorschläge für Material machen, die dann nur noch ausgelöst werden müssen.
Anbindung Dritter über EDI-Schnittstellen
Infolge der durchgängigen Unterstützung der Prozesse und einer einheitlichen, konsistenten Datenbasis können alle Prozessbeteiligten unabhängig von den Abteilungsgrenzen effektiv zusammenarbeiten. Kunden und Lieferanten können über sogenannte EDI-Schnittstellen (Electronic Data Interface) an das Avista-System angebunden werden. Mit zwei Kunden wurden solche EDI-Schnittstellen realisiert. Der Bestellprozess und Rechnungsversand wurden dadurch automatisiert. Eine wesentliche Effizienzsteigerung war die Folge. Bei Bedarf können weitere Kunden über diesen Weg angebunden werden.
Die Realisierung einer EDI-Schnittstelle verursacht einen gewissen Aufwand, da sie mit Abstimmungen und gegebenenfalls auch Implementierungsleistungen verbunden ist. Im Vorfeld einer solchen Implementierung müssen die technische Schnittstelle und die Datenformate abgestimmt werden, da EDI hier mehrere Varianten zulässt. Eine Implementierung auf Lieferantenseite war bisher nicht erforderlich, da die Bestellungen von LQ in diesem Fall meist automatisiert an die Lieferanten übertragen werden.
Das Zusammenspiel mit ERP-Systemen Dritter erfolgt, wie beschrieben, über EDI-Schnittstellen. Sind diese nicht vorhanden, geschieht dies über Microsoft-Office-Produkte, die festgelegte Formate erfüllen. Die definierten Formate werden in Avista implementiert, was dann eine automatische Generierung und Versand bzw. Empfang von Daten ermöglicht.
Ausgereift und bewährt
Seit über zwei Jahrzehnten in Nutzung, ist das ERP-System von LQ ausgereift und bewährt. Noch gibt es aber Module, die nicht genutzt werden, und die ein oder andere Erweiterung ist noch erforderlich. So wurden im Rahmen des Digitalisierungsprogramms LQ 5.0 der Firma Maßnahmen zur Optimierung von Prozessen und noch besseren IT-Unterstützung erarbeitet, die derzeit umgesetzt werden. In diesem Zusammenhang wird es auch zu weiteren Optimierungen und Ergänzungen in der Avista-Software kommen, wie etwa im Bereich der Lagerverwaltung. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit der Firma Avista.
KI (Künstliche Intelligenz) wird auch für das ERP-System ein Thema der näheren Zukunft sein, wie für die gesamte LQ Group. Erste konkrete Überlegungen zum KI-Einsatz in der Produktion, beispielsweise bei der Endkontrolle, gibt es bereits. Weitere Überlegungen, wie etwa der Einsatz generativer KI in verschiedenen Unternehmensbereichen, sind für das zweite Halbjahr 2024 geplant.